Närvarande

Direktionens ledamöter och ersättare som var närvarande på mötet

Direktionens ledamöter
Åsa Ulander, ordförande (S)
Stefan Broman (S)
Jan-Erik Iversen (M)
Sven Bredberg (M)
Emir Özcelik (SD)
Pirjo Jonsson, vice ordförande (S)
Björn Könberg (S)
Björn Hellquist (T)
Åke Nylén (S)
Linda Mattsson (VF)

Direktionens ersättare
Anna Edin (C)
Klara Hedin (v) tjänstgörande
Bertil Sidh (SD)
Roger Öberg (S)
Markus Sjöström (M)

Tjänstepersoner
Per Silverliden, förbundschef
Mats Bergmark, biträdande förbundschef
Sarah Faxby Bjerner, HR-chef och chef verksamhetsstöd
Tora Åström, chef förebyggande avdelningen
Henrik Arvola, ekonomichef
Johan Keijser, tillförordnad räddningschef
Helen Olofsson, kommunikatör
Catarina Andersson, administratör

Fackliga organisationer
Niklas Hildebrand-Jerzewski, Kommunal
Jimmy Södermark, Kommunal

Justering och sekreterare
Att jämte ordförande Åsa Ulander justera dagens protokoll valdes Pirjo Jonsson. Sekreterare är Catarina Andersson.

1 § Sammanträdets öppnande, dagordningens fastställande och val av justeringsperson

Ordförande öppnade mötet.

Dagordningen fastställdes.

Till justeringsperson valdes Pirjo Jonsson.

2 § Föregående protokoll

Det fanns inga synpunkter på föregående protokoll. Protokollet lades till handlingarna.

3 § Beslut om årsredovisning 2023

Direktionen beslutar

att godkänna årsredovisning 2023.

Bakgrund

Medelpads Räddningstjänstförbund (MRF) ska för varje år ta fram en årsredovisning. Detta framgår av 13 § förbundsordningen. Eftersom MRF, enligt kommunalförbundslagen (1985:894) är att anse som en egen kommun, gäller de kommunala redovisningsreglerna fullt ut. Det upprättas två tertialredovisningar med tertialbokslut och en årsredovisning med årsbokslut. Det är direktionen som beslutar om tertialredovisningar och årsredovisning.

Ärendet

Det är årsredovisning 2023 som ska godkännas. Dokumentet följer till sitt innehåll i huvudsakliga delar den struktur som anges i Rådet för kommunal redovisnings publikation Rekommendation R15 Förvaltningsberättelse oktober 2019.

Ärendets tidigare handläggning

Årsredovisning 2022 godkändes av direktionen den 17 februari 2023. Tertialredovisning 2, 2023 godkändes av direktionen den 6 oktober 2023.

Förvaltningens övervägande

Förvaltningen har tagit fram ett förslag till årsredovisning 2023. Bedömningar har gjorts avseende måluppfyllnad inom verksamhet och ekonomi. En förvaltningsberättelse har tagits fram. Resultat- och balansräkning redovisas. Årets resultat är -3,95 miljoner kronor, vilket betyder att MRF inte når upp till målet angående god ekonomisk hushållning. Måluppfyllelsen generellt när det gäller verksamhetsmålen bedöms som god.

Förslag till uppföljning

Årsredovisning 2023 följs upp i ägarrådet och i ägarkommunernas koncernredovisningar.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag.

4 § Beslut om revidering av mål- och resursplan 2024 (gällande budget)

Direktionen beslutar

att godkänna revidering av mål- och resursplan inklusive budget 2024 med ekonomisk plan 2025 – 2027.

Bakgrund

MRF ska ha en årlig mål- och resursplan (MRP). Detta framgår av ägaruppdraget. Budget för 2024 och ekonomisk plan för ytterligare tre år framöver är delar av MRP.

Vid direktionen den 8 december 2023 godkändes MRP inklusive budget för 2024. Efter direktionens beslut har ägarkommunerna önskat minska den begärda ökningen utav ägarbidraget varför budget för 2024 har behövts reviderats.

Ärendet

Det är reviderad budget för 2024 som ska godkännas. I övrigt föreslås inga ändringar i MRP 2024.

Ärendets tidigare handläggning

MRP 2024 godkändes av direktionen den 8 december 2023.

Förvaltningens överväganden

Förvaltningen har tagit fram ett förslag till reviderad MRP 2024 med ändring i budgeten. Detta mot bakgrund av ägarkommunernas slutliga medelstilldelning för året.

Förbundet fortsätter genom denna reviderade MRP arbetet mot en förbättrad styrmodell genom att satta mål och delmål kan följas upp på objektiva grunder samt med en budget som styr mot dessa mål. Indikatorer och godtagbar nivå på målen, även de ekonomiska, tillkommer genom nytt beslutsärende under våren 2024.

Förslag till uppföljning

MRP 2024 följs upp i delårsrapport 1 2024 och 2 2024 samt årsredovisning 2024.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag till revidering av MRP 2024 i budgetdelen.

5 § Beslut om verksamhetsplaner för 2024

Direktionen beslutar

att godkänna arbetsmiljöplan 2024 – 2027, likabehandlingsplan 2024 – 2027, miljöplan 2024 och tillsynsplan 2024.

Bakgrund

MRF har i sin MRP för 2024 angivit att det är direktionen som ska besluta om verksamhetsplanerna arbetsmiljöplan, ekonomiförsörjningsplan, internkontrollplan, likabehandlingsplan och miljöplan. Till handlingsprogrammet är en tillsynsplan kopplad och som också ska beslutas av direktionen. Angivna verksamhetsplaner kan gälla för ett kalenderår eller vara fleråriga. Gäller det senare och en sådan plan är inne på sitt andra år eller är längre fram under sin giltighetstid, ska en sådan plan ändå tas upp för beslut de övriga åren för att vid behov revideras och uppdateras.

Ärendet

Det är de fyra av de ovan angivna verksamhetsplanerna som ska godkännas. Samtliga av dessa verksamhetsplaner är nya. Arbetsmiljöplan och likabehandlingsplan föreslås gälla för fyra år. Miljöplan och tillsynsplan föreslås gälla för ett år.

Ekonomiförsörjningsplan och internkontroll behöver ytterligare beredas, bland annat genom samråd i direktionen gällande inriktningen, och anmäls som beslutsärende vid kommande direktionssammanträde.

Ärendets tidigare handläggning

Angivna verksamhetsplaner 2023 beslutades respektive förlängdes genom godkännanden av direktionen den 17 februari 2023.

Förvaltningens övervägande

Arbetsmiljöplan har behandlats av arbetsmiljögruppen och samverkansgruppen samt likabehandlingsplan av likabehandlingsgruppen. Miljöplan och tillsynsplan har tagits fram av de delar av förvaltningen som ansvarar för respektive område. Förvaltningens bedömning är att innehållet i planerna är väl avvägt kopplat till de mål som anges i MRP 2024 och kommande handlingsprogram 2024 – 2027 som berör respektive områden.

Förslag till uppföljning

Resultatet av arbetet, kopplat till innehållet i verksamhetsplanerna, följs upp i samband med delårsrapporterna 1 och 2 2024 samt vid årsredovisning 2024.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag.

6 § Beslut om godkännande av förbundschefens självdeklaration beträffande internkontroll 2023

Direktionen beslutar

att godkänna att förvaltningen får översända förbundschefens självdeklaration för internkontroll 2023 till ägarkommunerna.

Bakgrund

MRF följer i tillämpliga delar de styrprinciper som fastställts av Sundsvalls kommun när det gäller internkontroll och därmed det av kommunfullmäktige i Sundsvall fastställda internkontrollreglementet. Varje nämnd, i MRF:s fall direktionen, ska för uppföljningen godkänna en årlig redovisning av den interna kontrollen. Redovisningen ska därefter översändas till ägarkommunerna för att vara tillgänglig i kommunkoncernernas uppföljningsarbete.

Ärendet

Det är förbundschefens självdeklaration för internkontroll 2023 som ska godkännas för översändande till ägarkommunerna.

Ärendets tidigare handläggning

Översändande av förbundschefens självdeklaration för internkontroll 2022 till ägarkommunerna godkändes av direktionen den 17 februari 2023.

Förvaltningens övervägande

Förbundschefen har tagit fram en självdeklaration för internkontroll 2023 angående bedömningen hur det står till med den förvaltningsmässiga styrningen och uppföljningen av organisationen.

Förslag till uppföljning

Självdeklarationen för internkontroll 2023 följs upp genom en åtgärdsplan som upprättas för att hantera förbättringsbehov som framkommer efter genomförd internkontroll och i vissa fall också genom ägarkommunernas koncernredovisningar.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag.

7 § Beslut om revidering av attestförteckning 2024

Direktionen beslutar

att godkänna revidering av attestförteckning för 2024.

Bakgrund

Direktionen beslutar om attestförteckning för MRF med organisationsnummer 222000-0422. Attestförteckningen är en bilaga till delegationsordningen.

Beslutet bör ses över för varje kalenderår och ett nytt fattas även om inga förändringar är aktuella.

Ärendet

Det är fråga om beslut om revidering av attestförteckningen.

Ärendets tidigare handläggning

Direktionen beslutade den 8 december 2023 om attestförteckning för 2024.

Förvaltningens övervägande

Kretsen av attestanter utökas med Karl Groves, platschef och resultatansvar för MRF Skyddscenter Fillan. Samt Lars Hammarströms rollbeskrivning i attestförteckningen ändras från ”biträdande avdelningschef verksamhetsstöd” till ”Säkerhetschef”.

Förslag till uppföljning

Även om inga förändringar behöver genomföras år 2025 när det gäller attestförteckningen, bör ändå beslutet enligt vedertagen praxis förnyas. Detta innebär att frågan om beslut om attestförteckning tas upp på nytt av direktionen i december 2024.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag.

8 § Beslut om revidering av direktionens sammanträdesplan 2024

Direktionen beslutar

att godkänna revidering av sammanträdesplan för 2024.

Bakgrund

Direktionen beslutar om egen sammanträdesplan, se 14 § Reglemente för direktionen vid MRF (senast fastställt 2015-01-01).

Ärendet

Ärendet avser revidering av sammanträdesplan för 2024. Det behövs ytterligare en sammanträdesomgång med arbetsutskott och direktion under våren.

Ärendets tidigare handläggning

Direktionen har den 6 oktober 2023 godkänt sammanträdesplan för 2024.

Förvaltningens övervägande

Det finns bland annat behov av att direktionen tar ställning till nytt handlingsprogram under våren 2024. Andra ärenden som behövs behandlas då är ekonomigruppens översyn när det gäller ägarkommunernas ekonomistyrning i förhållande till räddningstjänstförbundet och även förbundsordningen som behöver ses över i några delar.

Ett sammanträde i arbetsutskottet behöver förlängas med anledning av genomförande av risk- och konsekvensanalys inför internkontrollarbetet 2025.

Förslag till uppföljning

Uppföljning av detta beslut görs löpande om behov skulle uppkomma av revidering av sammanträdesplanen.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag.

9 § Information om arbetsmiljöfrågor

Förvaltningen informerade bland annat om följande arbetsmiljöfrågor. Arbetsmiljöuppgiftsfördelningen ses över. Utbildning har genomförts gällande Akut omhändertagande av självmordsnära person (AOSP). Åtgärdslista har tagits fram efter personalenkäten inom organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA).

10 § Information om läge när det gäller begäran om dispens med anledning av tillämpande av regler om dygnsvila kopplat till EU:s arbetstidsdirektiv

Förvaltningen informerade om läge när det gäller begäran om dispens med anledning av tillämpande av regler om dygnsvila kopplat till EU:s arbetstidsdirektiv. MRF har ännu inte fått svar på sin begäran. Beredning i ärendet pågår fortfarande vid arbetstidsnämndens kansli.

11 § Information om översyn för Brett samarbete mellan länets räddningstjänstorganisationer

Förvaltningen informerade om översyn för Brett samarbete mellan länets räddningstjänstorganisationer. Slutrapport är framtagen. Rapporten har presenterats för den politiska referensgruppen den 2 februari 2024. Arbetstagarorganisationerna kommer att informeras den 27 februari 2024. Därefter fattas beslut om införande av samarbetet som en del av ordinarie arbetsuppgifter inom befintlig organisation.

12 § Information om arbete med nya räddningsstationer och ny operativ ledningsbyggnad

Förvaltningen informerade om arbete med nya räddningsstationer i Liden och Sundsvall samt ny operativ ledningsbyggnad. Vad avser Liden pågår byggnationer enligt planering. Väggarna håller för närvarande på att resas. Gällande Sundsvall ska en ny förstudie genomföras. Delar av den tidigare förstudien kommer att kunna återanvändas. Förstudie pågår när det gäller operativ ledningsbyggnad i Timrå. Beslutat om uppförande av denna byggnad planeras att fattas i mars eller april 2024.

13 § Information om arbete med förberedande för genomförande av GRIB-utbildning

Förvaltningen informerade om arbete med ombyggnad av lokaler och utbildningsanordningar vid MRF Skyddscenter Fillan. Så kallad GRIB-utbildning, för vilken Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) är huvudman, ska starta på anläggningen under vårvintern 2024. Securitas AB har som avtalspart fått MSB:s uppdrag att bedriva utbildningen. MRF är underleverantör till Securitas AB och står för lokaler och utbildningsmateriel samt väsentliga delar av personalen som behövs för genomförande av utbildningen.

14 § Information om arbete med genomförande av miljöutredningar främst kopplade till att bedöma förekomst av rester från brandskum med PFAS-ämnen

Förvaltningen informerade om arbete med genomförande av miljöutredningar främst kopplade till att bedöma förekomst av rester från brandskum med PFAS-ämnen. MRF har av ägarkommunerna förelagts att inkomma med miljöutredningar kopplade till tidigare och nuvarande brandövningsplatser. Och därefter vara beredd att ta prover för att bedöma förekomsten av PFAS-ämnen. I ett senare skede kan det bli aktuellt att sanera mark. Ägarkommunerna har också begärt miljöavvecklingsplaner och provtagning efter PFAS-ämnen gällande Timrå och Lidens gamla brandstationer. Vad avser Timrås gamla brandstation har miljöavvecklingsplan färdigställts och en plan för genomförande av provtagning tagits fram.

15 § Information om händelser/händelseutredningar

Förvaltningen informerade om aktuella händelser och händelseutredningar.

16 § Anmälan av myndighetsbeslut

Förvaltningen informerade om myndighetsbeslut fattade under perioden sedan senaste direktionssammanträdet.

17 § Övriga frågor

Inga övriga frågor.