Närvarande

Direktionens ledamöter och ersättare som var närvarande på mötet.

Direktionens ledamöter
Åsa Ulander, ordförande (S)
Stefan Broman (S)
Jan-Erik Iversen (M)
Sven Bredberg (M)
Emir Özcelik (SD)
Pirjo Jonsson, vice ordförande (S)
Björn Hellquist (T)
Åke Nylén (S)

Direktionens ersättare
Anna Edin (C) tjänstgörande
Klara Hedin (v) tjänstgörande
Bertil Sidh (SD)
Miriam Monsell (KD)

Tjänstepersoner
Per Silverliden, förbundschef
Mats Bergmark, biträdande förbundschef
Sarah Faxby Bjerner, HR-chef och chef verksamhetsstöd
Tora Åström, chef förebyggande avdelningen
Henrik Arvola, ekonomichef
Johan Keijser, tillförordnad räddningschef
Helen Olofsson, kommunikatör
Catarina Andersson, administratör

Fackliga organisationer
Joakim Kastemyr, Ledarna
Sven Åkerlund, Vision
Niklas Hildebrand-Jerzewski, Kommunal
Jimmy Södermark, Kommunal

Justering och sekreterare
Att jämte ordförande Åsa Ulander justera dagens protokoll valdes Björn Hellquist. Sekreterare är Catarina Andersson.

18 § Sammanträdets öppnande, dagordningens fastställande och val av justeringsperson

Ordförande öppnade mötet.

Dagordningen fastställdes.

Till justeringsperson valdes Björn Hellquist.

19 § Föregående protokoll

Det fanns inga synpunkter på föregående protokoll. Protokollet lades till handlingarna.

20 § Beslut om verksamhetsplaner kopplade till MRP 2024 och kommande handlingsprogram 2024 – 2027

Direktionen beslutar

att godkänna ekonomiförsörjningsplan 2024 och internkontrollplan 2024.

Bakgrund

Medelpads räddningstjänstförbund (MRF) har i sin mål- och resursplan (MRP) för 2024 angivit att det är direktionen som ska besluta om verksamhetsplanerna arbetsmiljöplan, ekonomiförsörjningsplan, internkontrollplan, likabehandlingsplan och miljöplan. Till handlingsprogrammet är en tillsynsplan kopplad och som också ska beslutas av direktionen. Angivna verksamhetsplaner kan gälla för ett kalenderår eller vara fleråriga. Gäller det senare och en sådan plan är inne på sitt andra år eller är längre fram under sin giltighetstid, ska en sådan plan ändå tas upp för beslut de övriga åren för att vid behov revideras och uppdateras.

Ärendet

Det är de två ovan angivna verksamhetsplanerna som ska godkännas. Båda dessa verksamhetsplaner är nya och föreslås gälla för ett år.

Arbetsmiljöplan, likabehandlingsplan, miljöplan och tillsynsplan är redan beslutade av direktionen.

Ärendets tidigare handläggning

Angivna verksamhetsplaner 2023, samma som ärendet nu avser, beslutades av direktionen den 17 februari 2023. De redan beslutade verksamhetsplanerna 2024 behandlades av direktionen den 9 februari 2024.

Förvaltningens övervägande

Ekonomiförsörjningsplan har behandlats av ekonomigruppen. Gällande internkontrollplan har förvaltningen samrått med direktionen den 9 februari 2024. Förvaltningens bedömning är att innehållet i planerna är väl avvägt kopplat till de mål som anges i MRP 2024 och kommande handlingsprogram 2024–2027 och som berör respektive områden.

Förslag till uppföljning

Resultatet av arbetet, kopplat till innehållet i verksamhetsplanerna, följs upp vid delårsrapporterna 1 och 2 2024 samt årsredovisning 2024.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag.

21 § Beslut om att åberopa synnerliga skäl för balanskravsunderskott för verksamhetsåren 2021, 2022 och 2023

Direktionen beslutar

att godkänna balanskravsutredningen och åberopa synnerliga skäl för balanskravsunderskott för verksamhetsåren 2021–2023.

Bakgrund

Balanskravsresultat motsvaras av årets resultat justerat för eventuella realisationsvinster eller förluster.

MRF är ett kommunalförbund och lyder således under kommunallagen (2017:725) som i 11 kap. 12 § stadgar att ett negativt balanskravsresultat ska återställas senast det tredje året efter att underskottet uppkom. Direktionen beslutar hur regleringen av ett negativt balanskravsresultat ska ske.

Reglering av ett negativt balanskravsunderskott kan ske via tre alternativ;

uppnå ett rörelseöverskott senast tre verksamhetsår efter fastslaget underskott för att täcka förlusterna (exempelvis 2021 års underskott regleras senast verksamhetsåret 2024),

användning av resultatutjämningsreserv (RUR) för att balansera tidigare års vinster mot uppkomna underskott, eller

åberopa synnerliga skäl för att täckning av tidigare års underskott inte ska genomföras.

För verksamhetsåren 2021, 2022 och 2023 har balanskravsresultatet för MRF varit negativt och uppgår vid utgången av 2023 till ett ackumulerat underskott om minus 6,7 miljoner kronor.

Förbundet har ingen fastslagen resultatutjämningsreserv.

Ärendet

Det är beslut om balanskravsutredningen som ska godkännas att förbundets egna kapital är tillräckligt starkt för att bära balanskravsunderskotten från räkenskapsåren 2021, 2022 och 2023.

Ärendets tidigare handläggning

Ärendet har inte hanterats tidigare

Förvaltningens överväganden

MRF ska nå en ekonomi i balans, vilket stadgar att det ekonomiska resultatet inte ska vara negativt. Resultatet behöver även vara tillräckligt positivt för att inte det egna kapitalet ska urholkas av inflation över tid.

MRF har historiskt genom åren uppnått ett positivt finansnetto vilket lett till ett starkt ansamlat eget kapital om 30 miljoner kronor per utgången av 2023. Efter corona-pandemin vände den positiva trenden och för räkenskapsåren 2021, 2022 och 2023 har förbundet uppvisat negativa resultat. Merparten av det egna kapitalet är bundet i fordonsparken och till viss del i likvida medel i form av förskott av medlemsramen.

Enligt kommunallagen (2017:725) ska ett underskott regleras under de närmast följande tre åren. Direktionen ska anta en åtgärdsplan för hur regleringen ska ske. Direktionen har även rätt att besluta att en reglering av ett negativt balanskravsresultat inte ska göras om det finns synnerliga skäl.

Förvaltningen vid räddningstjänstförbundet har informerat om den ansträngda ekonomiska situationen vid ägarrådssammanträdena under de senaste åren. Med anledning av den negativa finansiella trenden tillsattes en ekonomigrupp för MRF under hösten 2023 bestående av ekonomidirektörerna/-cheferna för ägarkommunerna tillsammans med förbundets ekonomichef och biträdande förbundschef. Detta för att genomlysa förbundets ekonomiska situation.

Ekonomigruppen har analyserat MRF:s rådande situation samt de längre resultatprognoserna. Inget i den operativa verksamheten tyder i dagsläget på att förbundet helt på egen hand ska lyckas vända de årliga underskotten. Väsentlig justering av ägarbidraget har skett inför verksamhetsåret 2024 men förbundet behöver självt arbeta med både intäkts- och kostnadsflöden och ytterligare regleringar av strukturen för ägarbidraget kan vara nödvändigt för att förbundet ska klara att uppnå en ekonomi i balans över tid.

Det bedöms inte sannolikt att med nuvarande resultatprognoser återställa det ackumulerade balanskravsunderskottet på minus 6,7 miljoner kronor genom att uppnå tillräckligt högt positivt resultat under de kommande tre verksamhetsåren.

För att åberopa synnerliga skäl i balanskravsutredningen och därigenom balansera det ackumulerade underskottet mot eget kapital gör ekonomigruppen den samlade bedömningen kring;

Att flera svårpåverkade, makroekonomiska händelser såsom pandemi, kriget i Ukraina, energikris och hög inflation har drivit väsentliga, ofrånkomliga kostnadsökningar under kort tid,

förbundet har starka ägare som har stöttat upp ekonomiskt och som uttryckligen även stödjer förbundet framåt, och

genom att över lång tid haft överskott har förbundet skapat en stark buffert i det egna kapitalet.

Förvaltningens rekommendation till direktionen är att godkänna balanskravsutredningen om att åberopa synnerliga skäl, att det ansamlade balanskravsunderskottet på minus 6,7 miljoner kronor för räkenskapsåren 2021–2023 täcks av det egna kapitalet, som även efter underskottet bedöms tillräckligt starkt. Inga extra medel behöver tillskjutas av ägarkommunerna för att täcka balanskravsunderskotten för åren 2021–2023.

Förslag till uppföljning

Balanskravsresultatet följs upp i varje delårsrapport, årsredovisningen samt i budgeten som presenteras i mål- och resursplan för kommande år.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag till balanskravsutredning.

22 § Beslut om svar i anledning av rekommendationer efter grundläggande granskning av Medelpads räddningstjänstförbund

Direktionen beslutar

att godkänna svar på revisionens rekommendationer efter grundläggande granskning av Medelpads räddningstjänstförbund.

Bakgrund

Revisionen har i granskningsrapport, daterad den 06 mars 2024, granskat Medelpads räddningstjänstförbunds (MRF:s) arbete med styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. I rapporten har revisionen kommit fram till ett antal rekommendationer

Ärendet

Revisionen önskar senast den 20 maj 2024 få direktionens svar på rekommendationerna i rapporten angående grundläggande granskning.

Ärendets tidigare handläggning

Revisionen önskar regelbundet få in svar från direktionen på sina rekommendationer eller slutsatser i granskningsrapporterna. Ibland har svaren givits vid muntliga dialoger under direktionssammanträden. Vid vissa tillfällen begärs skriftliga svar som i detta ärende.

Förvaltningens överväganden

Förvaltningen har tagit fram förslag på svar.

Förslag till uppföljning

Att förvaltningen genomför det som framgår av rekommendationerna, följs upp av direktionen under 2024.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag.

23 § Beslut om synpunkter på revisionens slutsatser efter granskning av Medelpads räddningstjänstförbunds bokslut och årsredovisning 2023

Direktionen beslutar

att godkänna synpunkter på revisionens slutsatser efter granskning av Medelpads räddningstjänstförbunds bokslut och årsredovisning 2023.

Bakgrund

Revisionen har i granskningsrapport, daterad den 6 mars 2024, granskat MRF:s bokslut och årsredovisning 2023. I rapporten har revisionen kommit fram till ett antal slutsatser.

Ärendet

Revisionen önskar senast att den 20 maj 2024 få direktionens synpunkter på slutsatserna i granskningsrapporten angående bokslut och årsredovisning 2023.

Ärendets tidigare handläggning

Revisionen önskar regelbundet få in synpunkter från direktionen på sina rekommendationer eller slutsatser i granskningsrapporterna. Ibland har synpunkterna givits vid muntliga dialoger under direktionssammanträden. Vid vissa tillfällen begärs skriftliga synpunkter som i detta ärende.

Förvaltningens övervägande

Förvaltningen har tagit fram förslag på synpunkter.

Förslag till uppföljning

Att förvaltningen genomför det som framgår av synpunkterna, följs upp av direktionen under 2024.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag.

24 § Information om arbetsmiljöfrågor

Förvaltningen informerade bland annat om följande arbetsmiljöfrågor.

• Introduktion av nya medarbetare.
• Översyn av arbetsmiljöuppgiftsfördelning (arbetsmiljödelegation).
• Framtagande av nya anställningsavtal som förenklar processen för chefer.
• Medarbetarsamtal och löneöversyn 2024.
• Översyn av rutin angående kränkande särbehandling.
• Tillgång till mensskydd vid utryckning.
• Åtgärdslista i anledning av organisatoriskt och socialt arbetsmiljöarbete som bland annat innehåller chefsutvärdering och ny modell för information om ledningsgruppens arbete och beslutsprocesser.

25 § Information om läge när det gäller begäran om dispens med anledning av tillämpande av regler om dygnsvila kopplat till EU:s arbetstidsdirektiv

Förvaltningen informerade om läge när det gäller begäran om dispens med anledning av tillämpande av regler om dygnsvila kopplat till EU:s arbetstidsdirektiv. Dispens för sommaren har meddelats. När det gäller dispens för övrig tid på året väntar MRF på att beslutet ska meddelas.

26 § Information om Brett samarbete

Delprojektens önskade läge och nästa steg 2024–2026 är framtaget. Gemensam dialog gällande samarbetet har genomförts med den politiska referensgruppen.
Dialog med arbetstagarorganisationerna har också genomförts.

Dialog har förts med Jämtlands Räddningstjänstförbund (JRF) angående deras intresse av att delta i samarbetet. JRF har tackat nej till att delta i samarbetet.

Verksamhetsplaner för 2024–2026 är framtagna för respektive delområde.

En fyllig presentation om Brett samarbete kommer att lämnas vid ett kommande direktionssammanträde under året.

27 § Information om budgetarbete 2025

Förvaltningen informerade om arbetet med att ta fram budget för 2025 med ekonomisk plan för de närmast därpå kommande tre åren. Arbetet genomförs i samarbete med den så kallade ekonomigruppen. Särskilda osäkerhetsfaktorer på kostnadssidan är de senaste årens stora kostnadsökningar gällande IT, kostnader för att genomföra miljöutredningar och provtagningar i enlighet med förelägganden som förbundet har meddelats och arbete med olika former av säkerhetsskydd. När det gäller intäkter är det för närvarande oklart om MRF under de närmaste åren kommer att vara delaktig i genomförande av GRIB-utbildningen. Detta med anledning av att genomförande av sådan utbildning ska upphandlas på nytt. Även om MRF även fortsättningsvis kommer att genomföra GRIB-utbildning kommer de platsbundna dagarna för utbildningen att minska. På längre sikt ser det ljusare ut med att på uppdrag av MSB bedriva fler typer av utbildningar på MRF Skyddscenter Fillan.

28 § Information gällande arbete med underlag till ägaruppdrag 2024 - 2027

Förvaltningen informerade om arbetet att på uppdrag av ägarkommunerna ta fram ett underlag till ägaruppdrag 2024–2027.

29 § Information om arbete med nya räddningsstationer och ny operativ ledningsbyggnad

Förvaltningen informerade om arbetet med nya räddningsstationer och ny operativ ledningsbyggnad.

Gällande Lidens nya räddningsstation pågår byggnationerna enligt plan. Stationen kommer att kunna tas i bruk till hösten.

Vad gäller Sundsvalls nya räddningsstation håller förvaltningen för närvarande på med en projektspecifikation som beskriver vad projektet ska inrikta sig på. Denna kommer att fastställas och översändas till Sundsvalls kommun inom de närmaste veckorna. Ett projektdirektiv kommer därefter tas fram. Förstudie planeras startas upp i slutet av sommaren 2024.

Beträffande operativ ledningsbyggnad fortgår förstudiearbete. Slutligt beslut om genomförande är ännu inte fattat. Ett sådant ställningstagande kan komma att tas inom den närmaste månaden. I så fall kommer projektering och arbeten för att förbereda för byggnationer att startas upp redan under våren 2024.

30 § Information om händelser/händelseutredningar

Förvaltningen informerade om aktuella händelser och händelseutredningar.

31 § Anmälan av myndighetsbeslut

Förvaltningen informerade om myndighetsbeslut fattade under perioden 2024-02-09—2024-04-08.

32 § Övriga frågor

Inga övriga frågor.