Närvarande

Direktionens ledamöter och ersättare

Övriga deltagare

Per Silverliden, punkt 80-90, Förbundschef
Tomas Öhrn, Brandingenjör
Mats Bergmark, Biträdande förbundschef
Ellinor Fransson, Tf. räddningschef
Tora Åström, Tf. chef för förebyggande avdelningen
Annelie Sjöberg, Controller
Sarah Faxby Bjerner, HR-specialist
Josefin Tegström, Administratör
Per Sjöbom, Kommunal/huvudskyddsombud
Lars Rydstedt, Akademikeralliansen
Ulf Påhlsson, BRF
Joakim Kastemyr, Ledarna

Inbjudna deltagare:

Sten Ekström, Ordförande för revisionen
Ain Liivlaid, Revisor

Justering och sekreterare

Att jämte ordförande Åke Nylén justera dagens protokoll valdes Anders Mjärdsjö

Sekreterare är Josefin Tegström

Dagordningen fastställdes.

72 § Sammanträdets öppnande, dagordningens fastställande och val av justeringsperson

Ordföranden öppnade mötet.

Dagordningen fastställdes.

Till justeringsperson valdes Anders Mjärdsjö.

73 § Föregående protokoll

Det fanns inga synpunkter på föregående protokoll. Protokollet lades till handlingarna.

74 § Beslut om att sammanträdet är beslutsfört – digitalt sammanträde

Direktionen beslutar

att sammanträdet är beslutsfört.

Bakgrund

Sammanträdet genomförs digitalt. Beslutet gäller att sammanträdet är beslutsfört trots denna mötesform.

75 § Beslut om mål– och resursplan inklusive budget för 2022

Direktionen beslutar

att godkänna mål- och resursplan inklusive budget för 2022, och

att det ordinära ekonomiska målet att resultatet ska vara minst 2 % av medlemsbidraget, sett ur ett treårsperspektiv, ska för 2022 ersättas med ett mål på minst ett nollresultat.

Bakgrund

Medelpads Räddningstjänstförbund (MRF) ska ha en årlig mål- och resursplan (MRP). Detta framgår av ägaruppdraget. Budget för 2022 och ekonomisk plan för ytterligare tre år framöver är delar av MRP.

Ärendet

Det är MRP inklusive budget för 2022 som ska godkännas.

Ärendets tidigare handläggning

MRP 2021 godkändes av direktionen den 11 december 2020.

Förvaltningens överväganden

Förvaltningen har tagit fram ett förslag till MRP 2022 inklusive budget. Bedömningar har gjorts avseende vilka verksamheter som bör prioriteras och hur de ekonomiska medlen ska fördelas.

Förbundet tar genom denna MRP första steget mot en ny styrmodell genom att presentera resultatmål som är uppföljningsbara genom indikatorer. Aktivitetsmål kopplade till resultatmålen kommer att framgå av verksamhetsplaner vilka är kopplade till respektive resultatmål. Även i verksamhetsplanerna kommer det att anges hur målen i dessa ska följas upp. När sedan MRF upprättar sina delårsrapporter och årsredovisning kommer både måluppfyllelsen avseende resultat- och aktivitetsmålen att bli föremål för den samlade bedömningen.

Ett av resultatmålen föreslås vara En god ekonomisk hushållning och som indikatorer till detta mål kommer både rent finansiella och verksamhetsmässiga sådana att anges.

MRP och det handlingsprogram som förbundet ska ha enligt lagen (2003:778) om skydd mot olyckor, kommer att komplettera varandra och vara uppbyggda på likartat sätt när det gäller målstruktur.

Genom ovan nämnda strukturer kommer det MRF vill uppnå med sina mål att blir tydligare och bättre uppföljningsbart kopplat till objektivitet. Arbetet är också ett steg på vägen mot att kunna sätta kostnader på olika prioriteringar i verksamheten.

Det ekonomiska läget beskrivs i MRP:n. Situationen innebär utmaningar och ytterligare åtgärder för att minska kostnaderna behövs. Det bedöms inte vara realistiskt att nå ett resultat på minst 2 % av medlemsbidraget sett i ett treårsperspektiv. Alltså det ekonomiska mål som MRF följt under ett antal år förutom under 2020 och 2021. Förvaltningen föreslår därför att 2 % -målet ska ersättas även under 2022 med en annan nivå och att målet istället ska bestämmas till ett nollresultat. Förslaget är att ställningstagandet i denna del tydliggörs med en extra beslutsmening. Utan ett sådant mål av tillfällig karaktär behöver åtgärder vidtas vilka kommer att påverka omfattningen av verksamheten negativt.

Förslag till uppföljning

MRP 2022 följs upp i tertialbokslut 1 2022 och 2 2022 samt årsbokslut 2022.

76 § Beslut om synpunkter på de slutsatser som finns redovisade i revisionens granskningsrapport angående delårsrapport 2 2021

Direktionen beslutar

att godkänna synpunkter till revisionen på slutsatserna i granskningsrapport avseende delårsrapport 2 2021.

Bakgrund

Revisionen har i granskningsrapport, daterad den 8 oktober 2021, granskat MRF:s delårsrapport 2 2021. I rapporten har revisionen kommit fram till ett antal slutsatser.

Ärendet

Revisionen önskar senast den 14 januari 2022 direktionens synpunkter på slutsatserna i granskningsrapport avseende MRF:s delårsrapport 2 2021.

Ärendets tidigare handläggning

Revisionen önskar regelbundet få in synpunkter från direktionen på sina slutsatser i granskningsrapporterna. Merparten av gångerna under de senaste åren har detta genomförts via muntliga dialoger vid sammanträden. Ibland inkommer en skriftlig begäran om svar som vid detta tillfälle.

Förvaltningens övervägande

Förvaltningen har tagit fram ett förslag på synpunkter.

Förslag till uppföljning

Dialog i frågan förs vid direktionssammanträde i samband med att granskningsrapport avseende MRF:s delårsredovisning 2 2022 presenteras.

77 § Beslut om firmatecknare för 2022

Direktionen beslutar

att för år 2022 utse Per Silverliden, Mats Bergmark, Christina Nordlander, Ellinor Fransson, Tora Åström och Sven-Olov Hansson att två i förening, teckna Medelpads Räddningstjänstförbunds firma.

Bakgrund

MRF är som kommunalförbund en egen juridisk person som själv behöver hantera frågan om att teckna firman.

Direktionen beslutar om vem som ska vara firmatecknare för MRF med organisationsnummer 222000-0422.

Beslutet bör ses över för varje kalenderår och ett nytt fattas även om inga förändringar är aktuella.

Ärendet

Det är fråga om ett beslut om firmatecknare som avser år 2022.

Ärendets tidigare handläggning

Direktionen har senast den 11 december 2020 beslutat om vem som ska vara firmatecknare för MRF. Det beslutet gäller för 2021.

Förvaltningens övervägande

Den 1 december 2021 lämnade Tomas Öhrn uppdragen som räddningschef och chef för räddningsavdelningen. Samma dag tillträdde Mats Bergmark uppdraget som biträdande förbundschef, Ellinor Fransson som tf. räddningschef och tf. chef för räddningsavdelningen samt Tora Åström som tf. chef för förebyggande avdelningen. De tillförordnade uppdragen sträcker sig fram till och med den 31 december 2023. Tomas Öhrn bör därför utgå som firmatecknare samt Ellinor Fransson och Tora Åström istället föras in på listan över firmatecknare.

Förslag till uppföljning

Även om inga förändringar behöver genomföras om ett år när det gäller kretsen av behöriga att teckna MRF:s firma, bör ändå beslutet enligt vedertagen praxis förnyas. Detta innebär att frågan om beslut om firmatecknare tas upp på nytt av direktionen i december 2022.

78 § Beslut om ändring i delegationsordningen

Direktionen beslutar

att anta föreslagna förändringar i delegationsordningen.

Ärendet

Det föreslås att delegationsordningen kompletteras med biträdande förbundschef vilken är en ny titel från och med den 1 december 2021.

För att likställa benämningarna föreslås mellanchefer vid räddningsavdelningen och förebyggande avdelningen att benämnas enhetschefer. Delegationsordningen förenklas därmed utifrån den nomenklaturen. Mindre, redaktionella, ändringar föreslås också så att nomenklaturen stämmer genom hela dokumentet. Dessa ändringar har ingen påverkan på delegationsordningen sakliga innehåll utan är av redaktionell natur.

Ändringar

Ändringarna som föreslås består i att delegationsordningen kompletteras med biträdande förbundschef i punkterna 1.1.2, 1.2.2, 1.6.3, 1.7.2, 1.9.2, 1.11.3, 1.12.1, 2.11, 2.12, 2.13, 2.2.1, 2.2.2, 4.1, 4.2, 4.3, 5.1, 5.2, 6.1, 6.3, 6.4, 6.5, 7.1, 7.2, 8.2, 9.1, 10.2, 10.3

Förbundschef läggs till i punkterna 6.1, 6.3, 6.4, 6.5

Stf. Räddningschef läggs till i punkterna 10.2, 10.3

Redaktionella ändringar där nomenklaturen förenklas till enhetschef/enhetschef räddning/enhetschef förebyggande görs under grupperna 1.6, 1.7, 1.8, 1.9 samt 1.10.

79 § Beslut om attestförteckning för 2022

Direktionen beslutar

att fastställa attestförteckning för år 2022.

Bakgrund

Direktionen beslutar om attestförteckning för MRF med organisationsnummer 222000-0422. Attestförteckningen är en bilaga till delegationsordningen.

Beslutet bör ses över för varje kalenderår och ett nytt fattas även om inga förändringar är aktuella.

Ärendet

Det är fråga om ett beslut som avser år 2022.

Ärendets tidigare handläggning

Direktionen har senast den 11 december 2020 beslutat om revidering av attestförteckningen. Kretsen av attestanter utökades då med enhetschefen Krister Öst som ersatte David Öjelid som enhetschef för Kris och säkerhet vid förebyggande avdelningen.

Förvaltningens övervägande

Räddningschefen Tomas Öhrn har den 1 december 2021 lämnat uppdraget som räddningschef. Det föreslås därför att Öhrn tas bort från attestförteckningen. Han ersätts av Ellinor Fransson som nu är tf. räddningschef och tf. chef för räddningsavdelningen. Ellinor ersätts som biträdande avdelningschef räddning av Johan Keijser som nu är tf. biträdande chef för räddningsavdelningen.

Mats Bergmark har den 1 december tillträtt tjänsten som biträdande förbundschef och Tora Åström har ersatt honom som avdelningschef på förebyggande. Tora är nu tf. avdelningschef. Bo-Göran Sundqvist har ersatt Tora som enhetschef på trygghet och utbildning. Sundqvist är nu tf. enhetschef.

Attestförteckningen bör även utökas med två enhetschefer vid räddningsavdelningen, Tony Åhlund och Tommy Lindgren. Detta då grupperna är egna ekonomiska redovisningsenheter. I övrigt föreslås inga förändringar för 2022.

Förslag till uppföljning

Även om inga förändringar behöver genomföras om ett år när det gäller attestförteckningen, bör ändå beslutet enligt vedertagen praxis förnyas. Detta innebär att frågan om beslut om attestförteckning tas upp på nytt av direktionen i december 2022.

80 § Beslut om informationshanteringsplan för 2022

Direktionen beslutar

att fastställa informationshanteringsplan för 2022.

Bakgrund

Direktionen beslutar om informationshanteringsplan för MRF med organisationsnummer 222000-0422.

Varje kommunal förvaltning ska, enligt § 7 arkivlagen (1990:782) ha en dokumentplan, vilken i Sundsvalls kommunkoncern benämns informationshanteringsplan.

Syftet är att säkerställa en effektiv informationsförsörjning och ett långsiktigt bevarande av information. Det ska vara enkelt att använda, arkivera, återsöka och återanvända information oavsett hur informationen lagras. MRF följer Sundsvalls kommuns strategi med mål och visioner för e-arkiv.

All information är kopplad till processer och dessa ska utgå från klassificeringsstruktur för kommunala verksamheter. Processerna med klassificeringsstruktur är framtagna av samrådsgruppen i Sundsvalls kommun för kommunala arkivfrågor i enlighet med regler och råd utfärdade av Riksarkivet samt Sveriges kommuner och regioner. Respektive organisation lägger till de processer som är specifika för denna.

Ärendet

Informationshanteringsplan för år 2022 ska fastställas.

Följande tillägg och förtydliganden har gjorts avseende informationshanteringsplanen i förhållande till 2021.

Beslut om taxor och avgifter har lagts till under punkt 1.2.3.1 Hantera egen styrning.
Punkt 1.4.2 Offentlig dialog har förtydligats.
Remissvar/enkäter gällande samtliga arbetsmiljöfrågor har lagts till under punkt 2.3.4.1 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete.
Punkt 2.3.5.3 Hantera bisysslor är tillagd.
Punkt 2.4.3 Bidragshantering är tillagd.
Punkt 2.4.3.1 Hantera statsbidrag är tillagd.
Samordning med andra myndigheter har lagts till under punkt 3.2.3.0 Leda-Styra-Organisera

Ärendets tidigare handläggning

Informationshanteringsplan för 2021 fastställdes den 11 december 2020.

Förvaltningens övervägande

Som ett led i att säkerställa en effektiv informationsförsörjning är förslaget att fastställa den nu presenterade versionen av informationshanteringsplanen att gälla för 2022.

Förslag till uppföljning

Även om inga förändringar behöver genomföras inför år 2023 när det gäller informationshanteringsplanen, bör ändå beslutet förnyas. Detta innebär att frågan om beslut om informationshanteringsplan tas upp på nytt av direktionen i december 2022.

Mindre omfattande förändringar i informationshanteringsplanen kan beslutas av förvaltningen. Mer omfattande förändringar i planen, inklusive sådana som medför ökad gallring, ska beslutas av direktionen. Samråd genomförs kontinuerligt med Sundsvalls kommuns arkivfunktion.

81 § Information med presentation av biträdande förbundschef samt nya avdelningschefer för räddning och förebyggande

Ärendet

Förvaltningen presenterade Mats Bergmark som biträdande förbundschef från och med den 1 december 2021. Ellinor Fransson presenterades som ny tillförordnad räddningschef och chef för räddningsavdelningen från och med samma datum. Presentation genomfördes också av Tora Åström som är ny tillförordnad chef för förebyggande avdelningen från och med detta datum.

82 § Information om arbetsmiljöfrågor

Ärendet

Förvaltningen informerade om aktuellt arbete inom arbetsmiljöområdet. Enkät inom organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA) är genomförd vid RIB-verksamheten. Svarsfrekvensen var ca 65 %. Informationsinsatser har genomförts inom RIB-verksamheten gällande rutin för anmälan av kränkande särbehandling. Revisionen har genomfört en granskning avseende MRF:s jämställdhets- och likabehandlingsarbete. Ett utkast till ny jämställdhets- och likabehandlingspolicy är på gång att färdigställas. Förhandling har genomförts angående förutsättningar och ersättningar för medarbetare som tillhör utvecklingsforumet Växthuset och ställföreträdande gruppchefer som tjänstgör tillfälligt i högre befattning.

83 § Information om händelser/händelseutredningar

Ärendet

Förvaltningen redogjorde för räddningsinsatserna i samband med brand i flerfamiljshus i Ånge och bussolycka i Sundsvall den 26 november 2021.

84 § Information om översyn för brett samarbete mellan de kommunala räddningstjänstorganisationerna i länet

Ärendet

Förvaltningen informerade om arbetet med att förbereda översyn för brett samarbete mellan räddningstjänstorganisationerna i länet.

85 § Information om arbetet med gemensamt ledningssystem för kommunal räddningstjänst i bland annat Jämtlands och Västernorrlands län – under arbetsnamnet Räddsam YZ

Ärendet

Förvaltningen redogjorde för arbetsläget när det gäller den fortsatta utredningen för att kunna införa det operativa ledningssystemet Räddsam YZ. Systemet kommer att utökas med räddningstjänstorganisationerna i tio kommuner i Västerbottens och Norrbottens läns inland. En namnändring på systemet är därför aktuell. Införandet kommer att flyttas framåt i tiden några månader till troligtvis den 1 oktober 2022. Ett beslut om inrättande av det nya systemet kommer att föredras för direktionen under våren 2022.

86 § Information om arbetsläget gällande Pandora – nya räddningsstationer i Sundsvall, Timrå och Liden

Ärendet

Förvaltningen informerade om pågående projekteringsarbete för nya räddningsstationer i Sundsvall, Timrå och Liden. I Timrå har markberedning startat upp genom att platsen avverkats från skog. Generellt har Timrå kommun kommit långt i förberedelsearbetet tillsammans med MRF. För Lidens del kommer en upphandling av huvudentreprenör snart att inledas. I Sundsvall pågår viktiga förberedelser inför en sådan upphandling. Planeringen ligger fast att inflyttning sker 2023 i Timrå och Liden samt 2025 i Sundsvall.

87 § Information från konferensen Inkludera fler ökad effektivitet den 8 december 2021

Ärendet

Den nationella konferensen Inkludera fler för ökad effektivitet den 8 december 2021 arrangerades av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) samt Nationellt Jämställdhetsnätverk inom Räddningstjänsten. Den genomfördes digitalt.

Från MRF deltog ett antal ledamöter av direktionen och personal från förvaltningen. Dessa informerade om innehållet i konferensen. Sarah Faxby-Bjerner deltog, på plats i Stockholm, i paneldebatten som avslutade konferensen.

Ämnena för dagen var mångfaldsfrågor och vikten av kulturkompetens i organisationen. En forskningrapport gicks igenom, genomförd på begäran av MSB, vilken visar att många kvinnor väljer bort arbete inom räddningstjänsten efter avslutad SMO-utbildning. Detta förhållande gäller också brandingenjörer efter avslutad RUB-utbildning. Det informerades också om MSB:s nya strategi för att främja jämställdhet och mångfald i räddningstjänstorganisationerna.

88 § Information från revisionen

Ärendet

Revisionens ordförande Sten Ekström informerade om revisionens verksamhet när det gäller granskningar avseende MRF:s delårsrapport 2 2021 samt av MRF:s jämställdhets- och likabehandlingsarbete.

89 § Anmälan om myndighetsbeslut

Ärendet

Förvaltningen anmälde myndighetsbeslut för direktionen fattade under perioden sedan föregående ordinarie sammanträde som inte benämns som arbetsdag, se bilaga.

90 § Övriga frågor

Inga övriga frågor.