Närvarande

Direktionens ledamöter och ersättare

Övriga deltagare

Per Silverliden, förbundschef

Tomas Öhrn, chef för räddningsavdelningen

Christina Nordlander, chef för avdelningen för verksamhetsstöd

Mats Bergmark, chef för förebyggandeavdelningen

Marie Israelsson, kommunikatör och mötessekreterare

Annelie Sjöberg, controller

Tora Åström, Akademikeralliansen

Ulf Påhlsson, Brandmännens riksförbund

Representanter från sotningsdistrikten, se under paragraf 9

Justering och sekreterare

Att jämte ordförande Åke Nylén justera dagens protokoll valdes Leif Nilsson.

Sekreterare är Marie Israelsson.

Dagordningen fastställdes.

6 § Sammanträdets öppnande, dagordningens fastställande och val av justeringsperson

Ordförande öppnade mötet.

Dagordningen fastställdes med ett tillägg om förslag på internkontrollpunkter för 2021, under övriga frågor.

Till justeringsperson valdes Leif Nilsson.

7 § Föregående protokoll

Det fanns inga synpunkter på föregående protokoll. Protokollet lades till handlingarna.

8 § Beslut om sammanträdet kan genomföras digitalt och att det är beslutsfört

Direktionen beslutade att mötet kan genomföras digitalt och är beslutsfört. Ledamöter och tjänstgörande ersättare har videokameran på under beslutspunkterna.

9 § Redovisning av verksamheten vid sotningsdistrikten 2020

Sundsvalls södra sotningsdistrikt berättar om verksamheten under 2020. På grund av pandemin har måluppfyllelsen inte riktigt nått 100 procent. Dock är uppdraget uppfyllt till 94%. Sotarna skyddar sig med skyddsutrustning och informerar kunderna om det innan de kommer.

Det är lite oklart vilken lagsstiftning som gäller kring takskydd – som är en förutsättning för att få tillgång till taket på ett säkert sätt. Mer information om takskydd kommer på direktionssammanträdet i maj.

Närvarande: John Iggström och Anki Iggström

JO Sotning, Ånge: Trots pandemin har arbetet löpt på bra. Det är endast några besök som inte har kunnat genomföras på grund av pandemin.

Närvarande: Jörgen Olsson

Sundsvall-Timrå sotningsdistrikt: Verksamheten har löpt på över förväntan och de har inte märkt av pandemin så mycket. Några besök har de fått flytta fram eller planera om. De har haft en låg sjukfrånvaro bland personalen.

Närvarande: Mikael Boväng och Erik Olsson

Sammanfattningsvis har måluppfyllnadsgraden blivit högre än vad förvaltningen hade förväntat sig med anledning av pandemin. De allra flesta brandskyddskontroller och rengöringar har genomförts.

10 § Beslut om årsredovisning 2020

Bakgrund

Medelpads Räddningstjänstförbund (MRF) ska för varje år ta fram en årsredovisning. Detta framgår av 13 § förbundsordningen. Eftersom MRF, enligt kommunalförbundslagen (1985:894) är att anse som en egen kommun, gäller de kommunala redovisningsreglerna fullt ut. Det upprättas två tertialredovisningar med tertialbokslut och en årsredovisning med årsbokslut. Det är direktionen som beslutar om tertialredovisningar och årsredovisning.

Ärendet

Det är årsredovisning 2020 som ska godkännas. Dokumentet följer till sitt innehåll den struktur som anges i Rådet för kommunal redovisnings publikation Rekommendation R15 Förvaltningsberättelse Oktober 2019.

Ärendets tidigare handläggning

Årsredovisning 2019 godkändes av direktionen den 7 februari 2020. Tertialredovisning 2 2020 godkändes av direktionen den 25 september 2020.

Förvaltningens övervägande

Förvaltningen har tagit fram ett förslag till årsredovisning 2020. Bedömningar har gjorts avseende utfall avseende de mål, inom verksamhet och ekonomi, som i MRP 2020 fastställts för året. En förvaltningsberättelse har tagits fram. Resultat- och balansräkning redovisas.

Förslag till uppföljning

Årsredovisning 2020 följs upp i ägarrådet och i ägarkommunernas koncernredovisningar.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag.

11 § Beslut om redovisning av internkontroll 2020

Bakgrund

Medelpads räddningstjänstförbund (MRF) följer de styrningsprinciper som fastställts av Sundsvalls kommun när det gäller internkontroll och därmed det av kommunfullmäktige i Sundsvall fastställda internkontrollreglementet. Varje nämnd, i MRF:s fall direktionen, ska för uppföljningen godkänna en årlig redovisning av den interna kontrollen. Redovisningen ska därefter översändas till ägarkommunerna för att vara tillgänglig i kommunkoncernernas uppföljningsarbete.

Ärendet

Det är redovisning av internkontroll 2020 som ska godkännas. Redovisningen består av förslag till beslut om redovisning av internkontroll, en promemoria med sammanfattningar av de olika genomförda kontrolluppgifterna samt kontrollrapporterna.

Ärendets tidigare handläggning

Redovisning av internkontroll 2019 godkändes av direktionen den 7 februari 2020.

Förvaltningens övervägande

Förvaltningen har tagit fram ett förslag till beslut om redovisning av internkontroll 2020. Redovisningen bygger till stora delar på under året genomförda internkontroller, som framgår i av internkontrollplan 2020, samt förbundschefen självdeklaration.

Förslag till uppföljning

Redovisning av internkontroll 2020 följs upp i förbundets handlingsplan för internkontrollåtgärder 2021 och i ägarkommunernas koncernredovisningar.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag.

12 § Beslut om ändringar i delegationsordningen angående delegation till brandskyddstekniker samt utökad delegation till biträdande avdelningschefer och gruppchefer

Ärendet

På grund av tidigare organisationsförändringar vid vilka ett antal chefer har tillkommit inom förebyggande- och räddningsavdelningen, finns ett behov av att anpassa delegationsordningen till att också innefatta de befattningarna.

Det har även uppmärksammats att brandskyddstekniker, anställda av sotningsentreprenörerna, inte finns upptagna i delegationsordningen.

Ändring

Förslaget till ändringar i delegationsordningen består i att nya chefsbefattningar vid förebyggande- och räddningsavdelningen läggs till under punkt 1.6 Lönesättning, 1.8 Semester - kompledighet - föräldraledighet - övertid - tjänstledighet mindre än en månad - facklig tid, samt 1.9 Arbetsmiljöarbete. Vissa redaktionella ändringar så att befattningsbenämningar är aktuella görs också.

Enligt förslaget läggs även brandskyddsteknikers möjlighet att utfärda förelägganden och förbud i ärenden som anges i 3 kap. 4 § lagen (2003:778) om skydd mot olyckor, det vill säga i samband med brandskyddskontroll, till under ärendegrupp 2 – Lagen om skydd mot olyckor (LSO). Beslut som rör medgivande om egensotning flyttas till ärendegrupp 2, varför ärendegrupp 5 – Sotning tas bort. Anledningen till detta är att även bestämmelserna angående medgivande om egensotning anges i LSO.

Anpassningar i nummerföljd, som en konsekvens av att ärendegrupp 5 tas bort, görs också.

13 § Beslut om avsiktsförklaring Räddsam Y Z

Bakgrund

De fem räddningstjänsterna i Jämtlands och Västernorrlands län samarbetar angående inrättande av ett gemensamt operativt ledningssystem – benämnt Räddsam Y Z. De räddningstjänster som avses är Brand och säkerhet Örnsköldsviks kommun, Jämtlands räddningstjänstförbund, Medelpads räddningstjänstförbund, Räddningstjänsten Höga Kusten – Ådalen samt Räddningstjänsten Åre kommun.

Beslut har fattats om att räddningstjänsterna i Västernorrlands län respektive Jämtlands län i ett första skede var för sig ska ha gemensamma operativa ledningssystem. Arbetet i Västernorrlands län benämns Räddsam Västernorrland. De båda länen har en likartad grund för uppbyggnaderna av sina ledningssystem. Samtidigt med arbetena för att införa gemensamma operativa ledningssystem i respektive län pågår ett projekt för att dra fördelar av de större operativa resurser som gemensamt finns att tillgå i två län. Ett tvålänssamarbete innebär också en omfattning på det antal insatser som Myndigheten för samhällsskydd och beredskap i sitt arbete med ett nationellt enhetligt ledningssystem finner mer rationellt för ett ledningssystem att hantera.

Ärendet

För att ytterligare förankra och tydliggöra vikten av det projektarbete som pågår med att förbereda för ett gemensamt operativt ledningssystem för räddningstjänsterna i Västernorrlands och Jämtlands län, föreslås att en avsiktsförklaring om ett kommande Räddsam Y Z beslutas. Avsiktsförklaringen innebär att ett inriktningsbeslut fattas om att inrätta samarbetet Räddsam Y Z.

Ärendets tidigare handläggning

Ärendet har inte tidigare handlagts i något beslutsärende i direktionen. Däremot har information om det projektarbete som pågår lämnats flera gånger.

Förvaltningens övervägande

Det är viktigt att tydliggöra vad Räddsam Y Z kommer att innebära för räddningstjänsterna och ytterst invånarna i de båda länen. Därför har ett förslag till avsiktsförklaring tagits fram. Att förvaltningar vid fem olika räddningstjänster gemensamt har enats om viljan till ett omfattande samarbete är också ett stort steg emot ökat samnyttjande av varandras operativa resurser där de för tillfället behövs som bäst. När många händelser inträffar samtidigt eller någon riktigt stor händelse inträffar, behöver vi arbeta effektivt för att i tidiga skeden av händelserna agera så att de negativa konsekvenserna på ett kraftfullt sätt kan hållas nere. Ytterst innebär detta att faror för liv och skador på personer samt materiel förstörelse och miljöförstöring, så långt det är möjligt, ska minimeras. Förslaget till avsiktsförklaring bör gälla under förutsättning att övriga berörda räddningstjänster fattar samma beslut.

Förslag till uppföljning

Förvaltningen återkommer till direktionen med löpande information i ärendet. Ett beslutsärende om inrättande av samarbetet Räddsam Y Z förbereds i ett kommande steg.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag.

14 § Beslut om kommunikationspolicy

Bakgrund

Kommunikation är något som finns i allt vi gör. Genom att vara medveten om kommunikationens påverkan på oss som individer, kan vi använda det som ett verktyg för att nå våra mål. En policy beskriver övergripande om vad vi ska arbeta med och vilket förhållningssätt vi ska ha till kommunikation. Policyn är uppbyggd på samma sätt som de övriga policyer förbundet har.

Ärendet

Kommunikationspolicyn är samverkad inom förbundet. Direktionen fattar beslut om en policy. Tillhörande riktlinjer fattar förvaltningen beslut om.

Ärendets tidigare handläggning

Direktionen beslutade om en kommunikationsstrategi 2016. Den uppdateras nu genom denna kommunikationspolicy.

Förvaltningens övervägande

Kommunikationspolicyn tar upp ansvarsfrågan kring kommunikationen. De fyra hörnstenarna vår kommunikation ska bygga på är:

• Medarbetarna är de viktigaste ambassadörerna
• Omvärldsbevakning
• Klarspråk
• Kriskommunikation

Till kommunikationspolicyn finns riktlinjer som mer i detalj beskriver hur vi arbetar med olika kanaler, till exempel webbplatser och sociala medier.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom kommunikationspolicyn.

15 § Beslut om direktiv till arbetsgrupp för jämförelser mellan räddningstjänster ur ekonomisk synvinkel

Bakgrund

Den ekonomiska situationen för Medelpads räddningstjänstförbund (MRF) har blivit allt mer ansträngd under de senaste åren. Det beror i första hand på att förbundet i sin ekonomiska ram inte får täckning för årliga kostnadsökningar inom driften. Möjligheterna att med bibehållen produktionsnivå genomföra de effektiviseringar och besparingar som behövs för att kompensera att ägarkommunerna inte ger årliga ekonomiska tillskott för driften, är numera mycket begränsade.

Mot bakgrund av att ägarkommunernas nuvarande ekonomiska fördelningsprinciper i förhållande till MRF och förbundets produktionsnivå inte går ihop över tid, är det viktigt att tydligt kunna visa på om produktionsnivån är berättigad.

Ärendet

En arbetsgrupp, under politisk ledning, föreslås för att ta fram jämförelser mellan MRF och ett antal andra räddningstjänstorganisationer som ur olika hänseenden är relevanta att jämföra med. Riskbilden ska beaktas vid jämförelserna.

Ärendets tidigare handläggning

Förvaltningen har våren 2020 tagit fram ett mindre jämförelsematerial med inriktning som liknar det som nu föreslås tas fram. Det nya materialet behöver utvecklas i förhållande till det nu tillgängliga.

Förvaltningens övervägande

Förvaltningen har formulerat ett förslag till direktiv för en arbetsgrupp för jämförelser mellan MRF och andra räddningstjänster ur ekonomisk synvinkel. I förslaget har det varit viktigt att tydliggöra gruppens uppgifter. Uppgifterna är indelade i grunduppgift, vad som ska jämföras, förhållanden att beakta, analys och kompletterande uppgift.

Förslag till uppföljning

Frågorna om MRF:s ekonomi och verksamhetsförutsättningar kommer att vara aktuella över tid och återkommande följas upp i direktionen.

Arbetsutskottet

Arbetsutskottet har ställt sig bakom förvaltningens förslag.

16 § Information om arbetsmiljöfrågor

Förvaltningen berättade om arbetsmiljöarbetet och relaterade då särskilt till vad som gjorts under 2020. Arbetet utgår från arbetsmiljöplanen 2020-2023. Det har också upprättats en åtgärdslista utifrån medarbetarenkäten och OSA-enkäten. En arbetsmiljögrupp träffas varje månad. Syftet med gruppen är bland annat att se över rutiner kring arbetsmiljöfrågor. Utbildningar inom arbetsmiljöområdet är planerade.

17 § Information om olycksutredningar

Förvaltningen berättade om olycksundersökningar efter följande händelser:

• Dödsbrand i Liden
• Brand i byggnad Skottsundsbacken (Äldreboende)
• Förundersökning dödsbrand i Ånge
• Explosioner egengjorda bomber, Ånge
• Lägenhetsbrand Fyrväpplingsvägen

Sängrökning och att ladda mobilen över natten är en brandrisk!

18 § Information om förändringar i lagen (2003:778) om skydd mot olyckor

Förvaltningen berättade om de förändringar som kommer i lagen om skydd mot olyckor. Utgångspunkten är utredningen om en effektivare kommunal räddningstjänst.

Nytt mål för förebyggande verksamhet:

Förebyggande verksamhet som staten och kommunerna ansvarar för enligt denna lag ska planeras och organiseras så att den effektivt bidrar till att förebygga bränder och andra olyckor samt förhindra eller begränsa skador till följd av bränder och andra olyckor Särskild vikt ska läggas vi att förhindra människors död och andra allvarliga skador.

Nya föreskrifter kommer under året gällande handlingsprogram, kommunal tillsyn och undersökningsrapporter.

En tydligare ledningsorganisation blir ett krav.

Tillsynen för räddningstjänst och stöd till kommunerna flyttas från länsstyrelserna till Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB).

MSB får ökad möjlighet att prioritera och fördela resurser i Sverige.

19 § Information från politiken

En önskan om struktur och checklista på beslut som är på gång så att medlemskommunerna kan bevaka och starta upp ärendena i respektive kommun. Förvaltningen återkommer i frågan.

20 § Information omvärldskunskap

Förvaltningen gav information om MSB. Camilla Asp är ny tillförordnad direktör på MSB.

Ett extra möte har hållits i Räddningstjänstrådet: Ökade krav på bättre ledning innebär också att MSB måste utveckla utbildningar kring ledning- vilket de inte fått några extra medel för. Ett brev till inrikesministern planeras med anledning av behovet av utbildningar inom ledning.

Tillsynsgrupp: En grupp på ca 10 personer är tillsatt inom MSB för att utföra tillsyn över räddningstjänster.

21 § Information från förvaltningen

Verksamhetsstöd:

Ett arbete pågår med att effektivisera lönehanteringen.

Förebyggande:

• Avdelningen har genomfört en större utvärdering av krisledningsarbetet kring pandemin inom Sundsvalls kommun.
• Ett större EU-projekt är på gång kring brandrisken i tätortsnära skog.
• Ny medarbetare på Kris och säkerhet som också är enhetschef.
• Vi får ett nytt vädervarningssystem från SMHI som börjar gälla 1 april 2021.
• MSB håller på att ta fram en utbildning kring konsekvenser av klimatförändringar.

Räddning:

• Införande av Räddsam Västernorrland startar den 1 juni 2021.
• Arbetet med det nya handlingsprogrammet är uppstartat.
• Det löpande arbetet fokuseras på att hålla en beredskap med anledning av pandemin.

22 § Anmälan om myndighetsbeslut

Förvaltningen informerade om de myndighetsbeslut som är fattade under perioden 2020-12-01—2021-01-31, se bilaga 2.

Ett beslut handlar om att man inte bör ha brännbart material i ett trapphus. Trapphuset är den viktigaste utrymningsvägen i ett flerbostadshus.

23 § Övriga frågor

Internkontrollpunkter 2021

Bakgrund

Medelpads räddningstjänstförbund (MRF) följer de styrningsprinciper som fastställts av Sundsvalls kommun och därmed det av kommunfullmäktige i Sundsvall fastställda internkontrollreglementet. Varje nämnd, eller motsvarande, ska årligen anta en särskild plan för uppföljningen av den interna kontrollen.

Ärendet

Förvaltningen presenterar förslag på kontrollpunkter för år 2021.

Direktionen beslutade om följande kontrollpunkter:

• Personalgåvor samt intern och extern representation
• Samverkans betydelse i ett bredare perspektiv
• Introduktion av nya medarbetare, i vilken grad de känner sig välkomna och får en bild av hela förbundets uppdrag
• Distansarbete – erfarenheter inklusive arbetsmiljö, vad som har fungerat bra och kan bevaras och vilka negativa effekter som har uppstått.